Tüm işletmeler, verileri nasıl kullanacaklarını belirlemeli ve iş sonuçlarını desteklemek için verileri yönetim kurulu genelinde tutarlı bir şekilde ele almalıdır. Günümüzde şirketler çeşitli kaynaklardan muazzam miktarda veri toplamaktadır ve veri yönetişimi risk yönetimine, değer maksimizasyonuna ve maliyet azaltmaya yardımcı olmaktadır.
Veri yönetişimi, bir şirketin veri varlıklarını yönetmek ve korumak için ihtiyaç duyduğu insanları, süreçleri ve teknolojik araçları içerir. Her şey şirketinizin topladığı bilgileri nasıl ele aldığınıza bağlıdır. Etkili olduğunda, verilerin doğru, tutarlı olmasını ve doğru şekilde yönetilmesini sağlar.
Tüm kurum genelinde verilerin yönetilmesi için bir çerçeve oluşturur ve güvenilir verilerin etkin bir şekilde kullanılması için bir fırsat sağlar. Bu yazı, veri yönetişimini bazı en iyi uygulamalarla tanımlamaktadır.
Veri Yönetişimi Nedir?
Veri yönetişimi, bir kuruluşun verilerinin yönetimini, dağıtımını ve güvenliğini kontrol eden işletmeler tarafından kullanılan kurallar ve prosedürler bütünüdür. Görevleri şunları içerir:
- Altyapı ve teknoloji oluşturma.
- Süreçlerin ve kuralların oluşturulması ve yönetilmesi.
- Bir kuruluştaki hangi çalışanların veya pozisyonların belirli veri türlerini işleme ve saklama yetkisine ve sorumluluğuna sahip olduğunun belirlenmesi.
Uyumluluk, verilerinizi veya veri düzenlemelerinizi ne kadar iyi yönettiğinize bağlıdır. Sistemler, eşyaların nasıl depolandığına, taşındığına ve güvende tutulduğuna dikkat edecektir. Ancak insan tarafı politikaların geliştirilmesini, prosedürlerin sağlam olmasını, teknolojinin yönetilmesini ve verilerin güvence altına alınmasını sağlar.
Veri yönetişiminin temel bileşenleri
Kuruluşlar, iyi kararlar almak söz konusu olduğunda iyi bir veri yönetişiminden faydalanır. İyi tasarlanmış bir program bir yönetişim ekibi, bir rehber komite ve veri sorumluları içerir. Bu aynı zamanda verilerin nasıl kullanılacağına ilişkin bir kuraldır.
İşte uygun veri yönetişimi için bazı temel bileşenler:
- Dürüstlük: Programdaki herkes veri yönetişimi ile ilgili kararların sınırlamaları, zorlukları ve diğer etkileri konusunda dürüst ve açık olmalıdır.
- Veri kalitesi: Veri kaynaklarının yönetimi için temel görevi görür. Veri odaklı her kuruluşun temel taşı doğru, eksiksiz ve güvenilir verilerin toplanmasıdır. Verilerin yönetişimi, yüksek kalitede ve güçlü düzeyde veri gerektirir.
- Verilerin güvenliği: Veri güvenliği, veri kaynaklarının oluşturduğu risk seviyelerine göre veri kaynaklarını kategorize etme ve sınıflandırma tekniğidir. Kullanıcı etkileşimi ile güvenlik prosedürleri arasında güvenli bir erişim kanalı kurulmasını sağlar.
- Verilerin yönetimi: Veri kaynaklarının kullanımını yönlendirir, izler ve yardım sunar ve yüksek kaliteli verilerin iş kullanıcılarına kolay erişebilecekleri bir şekilde uygulanmasına katkıda bulunur.
- Veri netliği: Veri güvenliği amacıyla, kuruluşun verilerine erişen ve bunları kullanan bireyin eylemlerinden sorumlu olduğunu öne sürer. Kullanıcılar kurumsal dünyada verilerinin nereden geldiğini öğrenebilir.
Veri yönetişiminin faydaları
Veri yönetişimi, bir kuruluşun verileri ve bunların nasıl kullanıldığını yönetmesi ve kontrol etmesi için bir dizi yoldur. Verilerin doğru, tutarlı olmasını ve doğru kullanılmasını sağlamak için dahili veri standartları ve kuralları oluşturmayı ve bunları uygulamayı gerektirir. İşte bir şirketin sağlam bir veri yönetişimi programından elde edebileceği bazı faydalar.
Kalite güvencesi
Temiz veri, üstün bir veri yönetişimi programının sonucudur. Verilerin denetimi paylaşıldığında, düzenli olarak temizlenir, güncellenir ve atılır. Verilerle uğraşmak zordur, ancak veri yönetimi personeliniz her şeyi güncel ve ilgili tutarsa, işiniz biraz daha kolay olabilir.
İyi bir veri politikası, kuruluşların faydalı bilgileri bulup takip etmesine ve işe yaramaz, eski veya gereksiz bilgileri ortadan kaldırmasına yardımcı olur. Birden fazla kişi veri girdiğinde, bazıları yinelenecek veya yanlış olacaktır. Veri politikalarınız ekibinizin hataları azaltmasına ve tek bir yüksek kaliteli veri kaynağı üretmesine yardımcı olmalıdır.
Daha iyi iş kararları alma
Güçlü veri yönetişimi, bir kuruluş içindeki tüm yetkili kullanıcıların aynı verilere erişmesini sağlayarak bir işletme içinde veri silolarının oluşma potansiyelini ortadan kaldırır. Bu nedenle, kullanıcılar ve karar verenler verilere daha yüksek bir güven seviyesine sahip olacak ve sonuç olarak, bu bilgilere dayanan kararlara daha fazla inanacaklardır.
Yönetmeliklere, yasalara ve endüstri standartlarına uygunluk
Bir sistemi uygulamaya koyarsanız, işletmenizin en güncel yasal gereklilikleri takip etmesi daha kolay olacaktır. İnsanların yasalara uymasını sağlar ve kuralları ihlal ettikleri için para cezası veya ceza ödemek zorunda kalmalarını önler. Ayrıca, mevcut düzenleyici standartların karşılandığından emin olmak, hassas iş bilgilerini bu bilgilere sahip olmaması gereken kişilerden korur.
Giderlerin azaltılması
Veri yönetişimi, denetimleri daha hızlı ve kolay hale getirecek ve günlük operasyonları iyileştirecektir. Hatalı veya güncel olmayan bilgiye dayalı kararlardan kaynaklanan israfı azaltabilirsiniz. Ayrıca, mevcut faaliyetleri, envanteri ve mevcut personeli yakından takip etmek müşterilerinize daha iyi hizmet vermenize yardımcı olabilir.
Veri yönetişiminin en iyi uygulamaları
Etkili veri yönetişimini hem sorunsuz hem de verimli bir şekilde yürütmek mümkündür. En temel en iyi uygulamalardan bazılarını içeren aşağıdaki listeye bağlı kalmalısınız.
- Küçük başlayın, ancak büyük düşünün: İnsanlar, süreçler ve teknoloji veri yönetişiminin kritik parçalarıdır. Veri stratejinizi planlarken ve uygularken bunları unutmamalısınız. Küçükten başlayın ve resmin bütününe doğru ilerleyin. Çok yönlü bir veri yönetişimi stratejisi oluşturmak için her bir bölüm kendinden öncekilerin üzerine inşa edilmelidir. Önce insanlar, sonra süreç ve son olarak da teknoloji gelmelidir.
- Açık, ölçülebilir hedefler belirleyin: Açık, ölçülebilir ve spesifik hedefler belirleyin. Ölçülemeyen şey kontrol edilemez, bu kadar basit. Hedeflere ulaşıldığında, başarıyı kutlayın ve bunu başka zaferler elde etmek için motivasyon olarak kullanın.
- Paydaşların katılımını sağlayın: Veri yönetişimi konusunda bir politika oluşturulabilmesi için şirketin üst düzey liderlerinin desteğine ihtiyacınız olacaktır. Şirketinizdeki herkesin gerçek zamanlı yönetişim planınızı kullanmasını sağlamak için paydaşların bir şeyler yapmasını sağlayabilirsiniz.
- Veri yönetişim ekibi rollerini belirleyin: Etkili prosedürlerin gerçekleşmesi için roller, sorumluluklar ve sahiplik yapıları oluşturulmalıdır. Veriyi yaratan ve yöneten kişiler, onu en iyi bilen kişilerdir. Veri yöneticileri, veri sahiplerine rehberlik etmek ve iletişimi kolaylaştırmak için onlarla birlikte çalışmalıdır. Veri yönetişimi ekibinizin farklı departmanlardan üyelere sahip olması ve veri yönetişimi girişimlerinizi ileriye taşıyabilmesi gerekir.
- Yönetilmeyen verileri düşünün: En değerli verilerinizden bazıları dosyalarınızda, klasörlerinizde ve paylaşımlarınızdadır. Ancak bu veriler genellikle yönetilen verilerinizden daha fazla risk altındadır. Veri yönetimi planınızın yapılandırılmamış verileri de içerdiğinden emin olun.
- Verileri sınıflandırın ve etiketleyin: İşletmenizin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacak ve verilerin birden fazla kez kullanılmasına olanak tanıyacak meta veriler için standartlar belirleyin. Yönetişimin ana hedeflerinden biri standardizasyondur ve veri sınıflandırması ve etiketlemesi olmadan bu hedefe ulaşmak zor olacaktır.
- Metriklerle ilerlemeyi takip edin: Program başarısı ölçülmelidir. Veri politikalarını uygulamaya koymadan önce ölçümlerinizi tanımlayın. Bu, mevcut veri yönetimi prosedürlerinizle başlamanızı sağlar. Orijinal ölçümleri düzenli olarak takip edin. Bu, ilerlemeyi gösterir ve veri yönetimi en iyi uygulamalarınızın sadece teoride değil pratikte de etkili olmasını sağlar.
- Düzenli iletişim kurun: İletişim, veri yönetişimi programının veya prosedürlerinin her yerinde kritik öneme sahiptir. İster başarıları vurgulamak isterse bir başarısızlıktan sonra reform yapmak olsun, stratejinin etkinliğini göstermek için açık ve sık iletişim şarttır.
- Bunun için bir iş gerekçesi oluşturun: Neden yapılması gerektiğine dair bir iş vakası oluşturun. Büyüme, maliyet tasarrufu, risk ve uyumlulukla ilgili olanlar da dahil olmak üzere çeşitli veri yönetişimi olgunluk derecelerinin faydalarını belirleyin ve ardından bulgularınızı raporlayın.
- Otomasyonu en üst düzeye çıkarın: Veri yönetişimi projelerinizin başarılı olmasını sağlamak için iş akışları, onay prosedürleri, veri talepleri, izin talepleri ve aklınıza gelebilecek diğer her şey dahil olmak üzere otomatikleştirilebilecek her şeyi otomatikleştirmelisiniz. Otomasyon sadece zaman ve para tasarrufu sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda yönetişimin sürekli olarak uygulanmasını da garanti altına alacaktır.
Sonuç
Bir veri yönetişimi çerçevesi, şirketinizin daha yüksek bir verimlilik düzeyinde çalışmasını sağlar. Bu tek seferlik bir proje değildir; devam eden bir süreçtir. Sağlam bir program, kuruluşunuzun verilerinin güvenli, standartlaştırılmış ve doğru olmasını sağlar. Buna ek olarak, şirketinizin yönettiği verilerin değişen hacmi, doğası ve karakteri ışığında prosedürlerin kendilerinin de düzenli olarak gözden geçirilmesi ve güncellenmesi gerekir.
QuestionPro, her konu ve sektör için çözümler sunarak onu bir anket yazılımından daha fazlası haline getirir. Ayrıca, InsightsHub araştırma kütüphanemiz gibi veri yönetim platformlarımız da var.
Dünya çapındaki kuruluşlar, verileri daha iyi yönetmek, içgörü elde etmek için gereken süreyi azaltmak ve maliyetleri düşürüp yatırım getirisini artırırken geçmiş verilerin kullanımını artırmak için bilgi yönetimi sistemlerini ve InsightsHub gibi çözümleri kullanıyor.
