従業員が退職しようとしているときに何を考えているかを知ることは、企業にとって重要である。退社面接は素晴らしいアイデアだが、正しく行う必要がある。
従業員の率直なフィードバックが欲しければ、たとえそれが聞きづらくても、それを追求すればいい。仕事を辞めるという決断の背後には、非常に多くの感情がある。ほとんどの場合、それは軽々しくできることではありません。退社面接は悪いことばかりである必要はないが、どのような種類のフィードバックでも、改善すべき点をより深く知る助けになることは間違いない。
私たちが行動できるデータを得るための質問の仕方を考えよう。何を聞くかを心配するのはやめて、組織として成長するための情報を追い求めよう。
エグジット・インタビューとは何か？
退社面接は、企業と労働者の間の最後の正式な面接であり、労働者はそこで退社の理由を詳しく説明することができる。退社する従業員から提供されたデータを利用することで、社会的風土や業績の改善に役立てることができ、労働市場での地位を確立するチャンスとなる。
撤退の原因には、会社が競争に勝てない、方針を変えられないというものがある。一方、給与が低い、労働時間が短い、職場風土が悪いといった要素が離職の原因であれば、その点を改善することで企業としての競争力を高めることができる。
また、そのフィードバックは、雇用主が定着政策を改善する助けにもなります。従って、よく実施された退社面接は、両者に貴重な、そしてしばしば非常に洞察力のある情報を提供することになります。
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退社インタビューの重要性
これらは、従業員との退職インタビューを実施することが重要であり、組織が前向きな職場環境を作るのに役立つ理由の一部である：
- 離職する従業員は、その職場に残る従業員よりもコミュニケーション能力が高い傾向がある。
- 退社面接では、従業員が建設的なフィードバックを提供し、前向きな企業イメージを持って退社することができる。
- これは、注意すべき未解決の問題があるかどうかを尋ねる機会を提供するものである。これによりリスクを軽減し、早急な対応が必要な問題を特定することができる。
- あなたの組織の環境と文化を正直に評価してもらう。
- 従業員の雇用慣行、オンボーディング、トレーニングの必要性についての洞察を明らかにすることができる。
- 改善の機会は、経営陣の育成と後継者育成に見出すことができる。
退社面接で従業員が何を言うかを恐れてはいけない。その代わり、従業員からのフィードバックを測定、分析し、それに基づいて行動すること。とても重要なことだ。
成熟した組織はこれを達成し、それを生かすために時間、資源、エネルギーを投資する。
より効果的で一貫性のある面談を作成し、実施することは難しいように思えるかもしれませんが、従業員のフィードバック、行動、組織の傾向のつながりを理解することから得られる洞察は、ビジネスを成長させるために必要なことをすべて教えてくれるでしょう。ビジネス
退社インタビューの方法
退社面接を実施する際には、退社する社員と生産的で洞察に満ちた会話をするために、以下のベストプラクティスを検討してください：
1.タイムリーなスケジューリング
- 退職願を受け取ってから1週間以内に退職面接の日程を決める。
- このタイミングは、従業員が関連する詳細を明確に思い出すのに役立つ。
2.複数のフィードバックオプション
フィードバックを提供するためのさまざまな方法を提供する：
- 電話インタビュー
- 直接ミーティング
- 報告書
- 出口調査
- 従業員が好きな形式を選べるようにする。
3.事前に質問を準備する
- 事前に質問を用意しておく。
- アンケートは簡潔に、焦点を絞って書くこと。
- 退社面接のモデルを参考にしてください。
4.中立的なインタビュアー
- 人事担当者を任命し、面接を実施する。
- 不快感や脅迫を避けるため、従業員の直属の上司がミーティングを主導することは避ける。
5.快適な環境を作る
- 従業員が自分の経験や退職理由を気軽に話し合える環境を醸成する。
- オープンで正直なフィードバックを促すため、守秘義務を徹底する。
6.ポジティブ・クロージャー
- 面接の最後は、ポジティブなメモと個人的なメモで締めくくる。
- 従業員の時間と貢献に感謝の意を表す。
- 彼らの今後の活躍を祈る。
退社面接で陥りがちなミス
退社面接では、従業員と雇用者の双方が犯しがちな間違いがいくつかあります：
- 準備不足： 従業員は面接のためにもっと十分な準備をする必要があるかもしれない。雇用主も面接のための質問や目的を準備する必要があるかもしれません。
- 過度に否定的であること： 従業員は、退社面接や否定的なフィードバックを利用して、攻撃的または感情的に不満や不平をぶちまけることがある。
- 保留： 逆に、反感を恐れたり、意味がないと感じたりして、貴重な意見や懸念を保留する社員もいるかもしれない。
- 具体的なフィードバックをしない：具体的な例や改善案がない「管理が悪い」「有害な文化」といった漠然としたフィードバックは、雇用主にとって行動に移しにくいものです。
- 個人的な不満だけに焦点を当てる： 従業員は、より広範な組織の問題ではなく、個人的な問題や同僚との対立に集中しすぎる可能性がある。
- ポジティブなフィードバックを無視する：従業員は、チームワークの良さ、実践的なトレーニング、協力的な経営陣など、自分の経験のポジティブな側面を強調する機会を見落とすかもしれない。
- 守秘義務の無視： 守秘義務を守らない雇用主は、従業員からの正直なフィードバックを抑止することができる。
- フォローアップをしない： 雇用主は退社面談で指摘された問題をフォローアップする必要があり、改善の機会を逃している可能性がある。
- チェックボックスの練習として扱う：両者とも、退社面接を学習や改善のための貴重な機会ではなく、形式的なものとして扱っている可能性がある。
- 一貫性の欠如：組織は、すべての部門または役職で一貫した退社インタビューを実施できず、より広範な組織改革に役立つ傾向やパターンを見逃している可能性がある。
退社インタビューのための質問
退社面接の準備をする際には、従業員の経験について様々な質問をすることが不可欠です。これにより、会社は退職の理由を理解し、今後の改善のための貴重な洞察を得ることができる。
ここでは、包括的な退社面接のために考慮すべき追加の質問をいくつか紹介します：
退団決定に関する質問
- 会社を辞めようと思った一番の理由は何ですか？
- 辞任を決意するきっかけとなった特定の出来事や問題はありましたか？
- 在職中に転職先を探したのか、それとも先に退職を決めたのか。
- いつから退社を考えていましたか？
- あなたの退団を防ぐために、会社ができたことはありますか？
仕事の役割と責任に関する質問
- あなたの仕事の責任と期待は最初から明確でしたか？
- 入社以来、あなたの役割はどのように変化し、その変化は効果的に伝えられましたか？
- 仕事をうまくこなすためのツールやリソースはあったか？
- 自分の職務内容から外れていると感じた責任や仕事はありましたか？
- 上司や同僚から十分なサポートを受けましたか？
職場環境と社風に関する質問
- 在職中の社風はどのようなものでしたか？
- 自分の役割が評価され、感謝されていると感じましたか？
- 部署内のチームワークや協力体制はどうですか？
- 職場環境で、あなたの仕事をよりやりがいのあるものにしていた面はありますか？
- その会社は、包括的で多様性のある職場を育んでいると感じましたか？
マネジメントとリーダーシップに関する質問
- 直属の上司との関係はどのようなものですか？
- 経営陣は明確で一貫したコミュニケーションを提供したか？
- フィードバックと業績評価のプロセスはどの程度効果的でしたか？
- 特に役に立ったり、不利になったりした経営手法はありましたか？
- 自分の意見や懸念を指導者に伝える機会はありましたか？
キャリア開発と成長についての質問
- 社内でプロフェッショナルとして成長し、昇進する機会はありましたか？
- スキル向上のための研修や能力開発リソースを利用できたか？
- あなたのキャリア目標に対する会社のサポートをどう評価しますか？
- キャリアアップのための明確な道は用意されていましたか？
- あなたの貢献は認められ、適切に報われましたか？
報酬と福利厚生に関する質問
- 報酬や福利厚生にどの程度満足していますか？
- あなたの給与は、その職務の業界標準に見合ったものだと感じましたか？
- 特に価値があると感じた特典、または不足していると感じた特典はありましたか？
- 会社は、フレックスタイム制やリモートワークなど、ワークライフバランスに配慮した福利厚生を十分に提供していたか。
- 昇給や賞与のプロセスは明確で公正だったか？
仕事のプロセスと効率に関する質問
- より効率的になるために必要なプロセスやシステムはありましたか？
- 各部門がどの程度協力し、コミュニケーションを取っていたか？
- タスクを効果的に遂行するためのリソースは十分でしたか？
- 提供されたツールや技術の質と使いやすさをどう評価しますか？
- 定期的に生産性を妨げるような障害はありましたか？
移行と今後の計画についての質問
- 担当業務の移行や引き継ぎはスムーズでしたか？
- 新しい職務への移行をサポートできますか？
- この会社を辞めた後、次のステップは？
- 将来、状況が変わった場合、その会社に戻ることを検討しますか？
- 後任者や残されるチームへのアドバイスは？
フィードバックと改善のための質問
- 会社が改善できると思うことのトップ3は何ですか？
- ここでの仕事で最も楽しかったこと、そしてこれから恋しくなることは何ですか？
- 現在、そして将来の従業員にとってより良い職場にするための提案はありますか？
- また、その理由は何ですか？
- 最後にコメントやフィードバックはありますか？
個人的な振り返りの質問
- 在職中、個人的または仕事上の業績で最も誇りに思うことは何ですか？
- この仕事は、入社当初の期待に応えてくれましたか？
- ここでの経験は、あなたの長期的なキャリア目標にどのように貢献しましたか？
- 在任中に印象に残っている出来事やプロジェクトはありますか？
- 当社で働きながら、全体的な成長や成長をどのように感じていますか？
クロージング・クエスチョン
- 私たちが取り上げていないことで、他に話したいことはありますか？
- 退団後も良好な関係を維持するには？
- 今後、OBやネットワーキング・イベントに参加することに前向きですか？
- 退社面接は公正でオープンなものでしたか？
- 将来の従業員のために、退社面接のプロセスをどのように改善すればいいのだろうか？
- これらの質問は、従業員の経験に関する徹底的で貴重な洞察を提供し、組織改善のための実用的なフィードバックの収集に役立つ。
エグジット・インタビューの利点
組織内で効果的な退出面接を適用するメリットはいくつかあるが、そのうちの1つは以下の通りである：
- 去る従業員から学ぶ
その理由は人によって異なるだろうし、組織外の理由かどうかも把握する必要がある。
その従業員は、他でより高い給与のポジションを紹介されたのかもしれませんし、個人的な問題に直面して退職に至ったのかもしれません。退職の理由を知ることで、問題に対処し、再発を防ぐことができます。
- 退社面接は有益である
低コストで、時間をかけずに簡単に作ることができる。つまり、人事部にとっては貴重なツールなのだ。
チャットや面接で他の社員と会社の長所と短所を確認するのも実に簡単で、小さな投資で最大の利益を得ることができる。
- 社内の問題を特定することができる
退社面接は、職場環境の改善や従業員の定着に必要な情報を与えてくれます。
退社面接で聞かれる質問の多くは、職場環境についてです。あなたの指揮下にあった従業員の気持ちを知ることは難しいかもしれませんが、試してみるべきです。
- クローズサイクル
退社面接では、退社する従業員との未解決の問題を解決することができます。退職理由について質問するだけでなく、報酬に関する情報を提供したり、最終日までに必要な書類について確認したりすることができます。
また、雇用関係を良い条件で終わらせることも良いことである。退社面接で知りたいことがすべてわかるとは限りませんが、退職の理由を理解する良い出発点になります。
建設的な批判を受け、必要な改善を行うことで、現在の従業員や将来の従業員の経験を向上させることができます。
QuestionProワークフォースが退社面接の実施に役立つ方法
QuestionProワークフォースは、いくつかの方法で退社インタビューを実施する際に役立ちます：
- 自動アンケート：QuestionProでは、退社する従業員に電子メールやその他の通信チャネルで送信できる自動退社インタビューや従業員アンケートを作成できます。これにより、質問の一貫性が確保され、構造化されたデータの収集が容易になります。
- カスタマイズ可能なテンプレート エグジット・インタビュー用に特別にデザインされた、カスタマイズ可能なテンプレートを提供しています。これらのテンプレートは、組織や業界に関連する質問を含むように調整することができ、必要な洞察を確実に収集することができます。
- 匿名のフィードバック：従業員は、回答が匿名の方が率直なフィードバックを提供しやすいと感じるかもしれません。QuestionProでは匿名での回答が可能なため、退職理由や社内での経験について、より率直なフィードバックを得ることができます。
- データ分析： このプラットフォームには、センチメント分析やデータの可視化などの機能を含む、アンケートの回答を分析するためのツールが用意されています。これにより、複数のエグジットインタビューの傾向やパターンを特定し、共通の問題や改善点を特定することができます。
- 統合機能：QuestionProは、他の人事システムやデータベースと統合できるため、他の従業員情報とともにデータを管理および分析することが容易になります。
- 実用的な洞察：QuestionPro Workforceを通じて包括的なフィードバックを収集することで、従業員の離職理由に関する貴重な洞察を得ることができ、これにより、従業員の定着、組織の改善、仕事への満足度向上のための戦略に役立てることができます。
結論
説得力のある退社インタビューは、単なる形式的なものではなく、組織成長のための重要な機会をつかむことでもある。退社する従業員の声に耳を傾けることで、組織は文化、オペレーション、従業員定着戦略を改善するための貴重な洞察を得ることができる。
このような会話から得られる前向きで挑戦的なフィードバックを受け入れることで、透明性と継続的な改善が促進される職場環境が育まれます。心のこもった退社面談に投資することで、退社する従業員の貢献に敬意を表し、会社は積極的に進化することができ、持続的な成功と競争市場における良心的な雇用主としての評判を確保することができる。
QuestionPro Workforceは、セットアップやアンケートの設計からデータ分析、レポート作成まで、離職者インタビューの実施プロセスを合理化します。組織は、離職する従業員から貴重なフィードバックを収集し、従業員の定着と満足度を高めるための十分な情報に基づいた意思決定を行うことができます。
