顧客や従業員と会話をすることは、彼らの考えを知るための友好的な方法です。形式的なクイズとは異なり、この会話形式のフィードバックはカジュアルなおしゃべりのように感じられ、回答者は自分の考えをオープンに共有しやすくなります。
このアプローチは、Eメールやソーシャルメディア、ウェブページなど、オンライン上でも効果的だ。また、フィードバック・フォームがうまく作られていれば、対面でも成功する可能性がある。
このブログでは、会話型フィードバックとは何か、その利点と難点を挙げ、効果的に行うためのヒントを共有します。
会話型フィードバックとは何か？
会話型フィードバックとは、チャットやダイレクトメッセージを通じて共有される顧客の意見を指します。顧客の考えについて具体的な質問をすることができるため、フィードバックを集めるのに役立つ方法です。
会話型調査は、正式なアンケートの代わりに、顧客や従業員から気軽なおしゃべりでフィードバックを集める。
激しい面接のようにするのではなく、普通の会話と同じように質問すればいい。そうすることで、人々は安心し、正直な感想を述べるようになる。
インタラクティブなスタイルなので、これらのアンケートはEメール、ソーシャルメディア、ランディングページなどのデジタルな場所に最適です。しかし、よくデザインされた会話形式のフィードバックフォームが、対面式の状況でも同様に機能することは注目に値します。
効果的な会話型フィードバックに不可欠な要素
効果的な会話のフィードバックは、積極的な参加と真の相互作用を促す様々な重要な要素によって改善されます。以下がその重要な要素です：
01.オープンなコミュニケーション環境
有意義な会話のフィードバックには、オープンで包括的な雰囲気を作ることが重要です。人々が安らぎを感じ、勇気づけられると、自分の考えやアイデアを率直に共有しやすくなる。オープンなコミュニケーションを確立するために
- オープンな対話のための支援的な雰囲気を作る。
- 批判を恐れずに分かち合うことを奨励する。
- 包括的な言葉を使い、専門用語は避ける。
02.思慮深い質問
会話の中で貴重な洞察を得るためには、思慮深い質問をすることが重要である。そのためには
- 関連性のある、自由形式の質問をする。
- より深い洞察のために、詳細な回答を求める。
- 具体的な経験や意見に焦点を当てた質問をする。
03.アクティブリスニング
積極的な傾聴は、会話の中で良いフィードバックをするための重要な要素です。積極的に耳を傾けることで、相手に敬意を示し、相手の話を理解することでフィードバックを向上させることができます。
- 真の会話をするために、積極的に話を聞く。
- 参加者の反応を理解し、敬意を示す。
- 承認や明確化といった合図を使う。
04.リアルタイム・インタラクション
リアルタイム・インタラクションは、会話型フィードバックのダイナミックな側面であり、その効果に貢献している。会話の流れをスムーズに保ち、コミュニケーションの遅れを防ぎます。
- 迅速かつタイムリーな対応で、ダイナミックなディスカッションを促進する。
- インスタント・コミュニケーションのプラットフォームを活用する。
- 活発な意見交換を維持する。
05.建設的フィードバックループ
有益なフィードバック・システムを構築することは、時間をかけてより良くなっていくために極めて重要である。単にフィードバックを集めるだけでなく、それを使って実践的な改善を行うのだ。そのためには
- 継続的改善のためのフィードバックループを確立する。
- フィードバックが具体的な強化にどのように活用されるかを説明する。
- 継続的な改善へのコミットメントを示す。
06.明快さと透明性
会話中のフィードバックに信頼を築くには、明確でオープンなコミュニケーションが欠かせない。 だから
- オープンで誠実なコミュニケーションを通じて信頼を育む。
- フィードバックの目的と利点を明確に説明する。
- 文脈と意義のために、フィードバックのプロセスについて詳しく説明する。
会話型フィードバックの種類
様々な形の会話フィードバックは、コミュニケーションと理解を促進する上で明確な役割を果たします。いくつかの重要なタイプを探ってみましょう：
01.ポジティブ・フィードバック
感謝や肯定的なフィードバックは、相手の仕事や行動に対して感謝や賞賛を示す方法です。相手がしたことの良い部分を強調し、良い仕事を続けるよう励ますのです。
例えば、「プロジェクトに対するあなたの献身的な努力は、見過ごされることはありませんでした。あなたのハードワークと卓越性へのコミットメントに感謝します。これからも素晴らしい努力を続けてください！”
02.建設的批判
建設的批評とは、改善のための有益な提案をする一種の会話によるフィードバックである。行動やパフォーマンスの改善点を具体的に指摘し、前向きな変化をもたらすための実践的な提案をする。
例えば、”あなたのプレゼンは良かったから、聴衆を引きつけるためにもっとビジュアルを加えてみて “と言われたら。この変更は、全体により大きなインパクトを与える可能性がある。
03.評価的フィードバック
評価的フィードバックは、ある人がどの程度よくやったか、またはどの程度よくふるまったかを正式に評価するものである。特定の要素に基づいた評価や点数が含まれ、構造化された評価を提供します。
例えば、こうだ：「君はプロジェクトで素晴らしい結果を残した。私はさまざまな基準であなたの仕事を評価しましたが、あなたのひたむきさと慎重さは本当に際立っていました。”
04.コーチング・フィードバック
コーチング・フィードバックは、ガイダンスとサポートを提供することによって、個人が特定の目標に到達するのを支援するように設計されています。スキルの向上を促し、成功につながる行動の動機づけとなる、役立つタイプのフィードバックです。
例えば、「あなたのキャリア目標を達成するために、リーダーシップ・スキルを高めてください。私は、あなたがこの分野で成功するための指導とサポートを提供します。”
05.改善フィードバック
改善フィードバックは、行動やパフォーマンスに問題がある場合に行われる。誰かが期待に応えられないときに必要で、より良い方向へ必要な変化を起こす手助けをする。
例えば、「あなたが最近提出した作品は基準を満たしていませんでした。改善すべき点を話し合い、協力して修正しましょう。”
06.心のこもったフィードバック
思慮深いフィードバックは、自分の行動や振る舞いについて考えるよう促す。自己反省を促すような質問も含まれ、自分の選択と決断をよりよく理解する助けとなる。
例えば、「ミーティングをどのように処理したか考えてみてください。何がうまくいき、何がもっとうまくできたか。これらを振り返ることで、今後のやりとりを改善することができる。”
会話型フィードバックのメリット
会話型フィードバックは、組織にとって多くの利点があり、貴重な洞察を提供し、有意義な交流を促進します。主な利点を探ってみよう：
- 誠実なコミュニケーションの促進： 会話型フィードバックは、感情や視点をよりよく理解するための真のフィードバックを得ることで、組織に利益をもたらす。
- 顧客との関係強化： 顧客と話し、フィードバックを得ることで、顧客とのつながりを深め、関係を維持することができます。
- 顧客ニーズの理解を深める：フィードバックに関する会話に参加することで、組織は顧客や従業員が何を求めているかを十分に把握することができ、具体的な改善に焦点を当てやすくなる。
- 顧客ニーズへの対応力を示す：会話形式のフィードバックフォームは、継続的な改善への献身を反映し、顧客の意見が重要であり、考慮されていることを顧客に安心させる。
- エンゲージメントと参加率の向上：会話型フィードバックは、人々が積極的に会話に参加しやすくなるため、参加率が高まり、より良い、より豊富なフィードバックが得られます。
会話型フィードバックの課題
会話型フィードバックには多くの利点がありますが、それなりの困難も伴います。これらの課題を克服することは、この対話型フィードバック手法を最大限に活用したい組織にとって不可欠です。いくつかの重要な課題を見てみよう：
- 組織は、個別化された会話のための時間、リソース、個人を扱うことが困難であると感じるかもしれない。
- 会話によるフィードバックには、意図した焦点や目標から議論が外れてしまうリスクがある。
- 実施に成功するかどうかは、効果的に話を聞き、ニュアンスの異なる反応を解釈する能力にかかっている。
- 会話のフィードバックフォームを作成するには、参加者の悩みや視点を把握し、それに対処するための思慮深いアプローチが必要である。
- うまく機能する問題を作成するには、論理的な推論能力が必要です。
- 会話を通じてフィードバックを集めることは、特に機密情報を扱う場合、プライバシーやセキュリティに関する心配につながる可能性がある。
会話型フィードバックが従業員のエンゲージメントに与える影響
従業員と話し、フィードバックを与えることは、従業員の仕事への意欲を維持するための素晴らしい方法です。しかし、時にはリーダーが従業員に具体的なフィードバックを十分に与えていないために、フィードバックが効果的でなくなることがある。
よくやっているのに評価されない社員は、自分がいい仕事をしているのかどうかわからないかもしれない。また、リーダーが改善すべき点を明確に言わなければ、社員は何を変えればいいのかわからない。
よくやったと一般的に褒められると、何がよかったのか、どうすればまたできるのかがよくわからなくなることがある。一方、改善のための不明瞭な提案は理解しづらく、何を改善すべきかを正確に知ることが難しくなる。
フィードバックを行動に移すには、繰り返しも重要である。フィードバックが会話形式でインタラクティブに行われると、メッセージが強化され、意味のある行動変容につながりやすくなる。
QuestionProによる会話型フィードバックの改善
QuestionProは、オンラインアンケートとフィードバックのプラットフォームです。QuestionProは、様々な文脈における会話型フィードバックを促進する上で重要な役割を果たします。QuestionProの活用方法をご紹介します：
- インタラクティブなアンケート作成： Questionproでは、実際の会話のようにインタラクティブでダイナミックなアンケートを作成できます。分岐ロジックやダイナミックコンテンツなどのオプションにより、自然な感じでアンケートに参加してもらえるようなアンケートを作成できます。
- リアルタイムのフィードバック収集： このプラットフォームは、ウェブ調査、モバイル調査、電子メール調査など、さまざまなチャネルを通じたリアルタイムのフィードバック収集に対応しています。これにより、フィードバックを迅速に収集し、会話をより即時で適切なものにすることができます。
- パーソナライズされたフィードバックパス： QuestionProでは、高度なロジックとカスタマイズ機能を使用して、パーソナライズされたフィードバックパスを作成できます。これは、パーソナライズされた会話のように、以前の回答に沿った質問をパーソナライズするのに役立ちます。
- マルチチャネルフィードバックの統合：QuestionProは、ソーシャルメディア、ウェブサイト、対面での対話など、さまざまなソースからのフィードバックを統合するのに役立ちます。この包括的な方法により、様々な場所や会話からフィードバックを収集することができます。
- センチメント分析：QuestionProのセンチメント分析ツールは、回答の感情的なトーンを解釈するのに役立ちます。これは、会話のフィードバックにおける感情を理解するのに役立ち、回答者がどのように感じているかをより深く理解することができます。
- コラボレーションツールとの統合： QuestionProでは、コラボレーションツールと連携して、フィードバックの洞察を簡単に共有することができます。これにより、チームワークが促進され、会話で受け取ったフィードバックに基づくアクションが促進されます。
結論
会話によるフィードバックでは、特定のトピックについて明確かつ正確に伝える必要がある。フィードバックについて話し合うとき、主な目標は人の改善や目標達成を助けることであるべきです。これは、単に改善すべき点を指摘するだけでなく、個人的・職業的な成長のために前向きな提案をすることを意味する。
会話形式のフィードバック調査を設定するには、特に多数の回答を扱う場合、時間の制限に注意を払う必要があります。双方向の顧客フィードバックの会話で適切なバランスを達成することは、意図した焦点や目標から議論が逸脱するリスクが顕著になるため、困難な場合があります。
組織にとっては、課題に対処することが重要である。大きな利点があるとはいえ、会話型アンケートや定期的なフィードバックの会話など、対話型フィードバックの複雑さに対処するには、このダイナミックなアプローチを最大限に活用しようとする組織にとって、慎重な計画が必要です。
QuestionProは、組織が会話形式でフィードバックを収集することを支援し、エンゲージメントを高め、継続的な改善のための貴重な洞察を得るための強力なツールとなります。
