Einstellungen
Die CLF-Einstellungen umfassen verschiedene wichtige Funktionen, darunter allgemeine Einstellungen (Einstellung für überfällige Tickets), Aktionsvorlage, Aktionen, Grundursachen, Temporäre Synchronisierung, Eskalation, E-Mail-Einstellungen und Admin. Diese Einstellungen bieten umfassende Kontroll- und Anpassungsoptionen, mit denen Benutzer allgemeine Systemeinstellungen konfigurieren, Aktionsvorlagen definieren, Aktionen und Grundursachen verwalten, temporäre Daten synchronisieren, Eskalationsregeln einrichten, E-Mail-Einstellungen konfigurieren und das CLF-System verwalten können. Mit diesen leistungsstarken Funktionen können Benutzer die CLF-Einstellungen an ihre individuellen Anforderungen anpassen und so optimale Funktionalität und Effizienz in ihrem Feedback-Management-Prozess sicherstellen.
In CLF gibt es ein System zum Überfälligwerden von Tickets und das System wird in den allgemeinen Einstellungen aufgerufen. Der Hauptmanager kann die Überfälligkeitszeit in den Einstellungen festlegen. Wenn der Manager 1 Tag einstellt, ist das Ticket nach 1 Tag überfällig und es wird neben der Ticket-ID in der Ticketliste neben dem Feedback ein Warnsymbol angezeigt.
In CLF kann die Überfälligkeitsfrist einfach geändert werden. Der Hauptmanager kann den überfälligen Tag auf der Registerkarte „Settings“ festlegen und ihn jederzeit ändern. Sobald die festgelegte Zeit abgelaufen ist, wird das Ticket als überfällig markiert. Tickets, die bereits überfällig sind, sind von dieser Änderung jedoch nicht betroffen.
Aktionsvorlagen im CLF-System bieten vordefinierte E-Mail-Formate und Richtlinien für die Kommunikation mit Kunden basierend auf verschiedenen Szenarien oder Tickettypen. Diese Vorlagen rationalisieren den Antwortprozess und gewährleisten eine konsistente und professionelle Kommunikation. Durch die Verwendung von Aktionsvorlagen können CLF-Benutzer effizient personalisierte Antworten verfassen, Zeit sparen und ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit aufrechterhalten. Aktionsvorlagen ermöglichen es Benutzern, Kundenfeedback einfach und effektiv zu verwalten und zu beantworten. Benutzer können eine Vorlage als Standard festlegen und auch die Formate anpassen.
In CLF ist eine Anpassung durch Hinzufügen von Root-Cause-Aktionen für verschiedene Geschäftszwecke möglich, und nur der Hauptmanager kann die Aktionen erstellen oder anpassen. Andere Manager können bei Bedarf mehrere Aktionen aus der Registerkarte „Root Cause“ der Ticketdetailseite auswählen und diese auch ändern.
In CLF ist eine Anpassung durch Hinzufügen von Grundursachen und für verschiedene Geschäftszwecke möglich, aber nur der Hauptmanager kann die Grundursachen erstellen oder anpassen. Andere Manager können bei Bedarf mehrere Grundursachen aus der Registerkarte „Root Cause“ der Ticketdetails auswählen und diese auch ändern.
Um die automatische Eskalation zu aktivieren, aktivieren Benutzer die Funktion, wählen Feedback aus und geben das Segment an. Dadurch wird sichergestellt, dass Tickets, die die Kriterien erfüllen, automatisch eskaliert werden, um eine schnelle Lösung zu erreichen. Das Ticketmanagement wird optimiert und kritische Probleme werden effizient behandelt.
Innerhalb von CLF können Benutzer mehrere Regeln festlegen, die basierend auf den Levelnummern eine Eskalation bewirken.
Benutzer können die Kundenkommunikation verbessern, indem sie die Aktionsalarmfunktion mit einem einfachen Klick auf das Kontrollkästchen aktivieren. Dadurch können sie zeitnahe und personalisierte E-Mail-Benachrichtigungen an Kunden senden und so eine effektive und proaktive Einbindung während des gesamten Ticketlösungsprozesses gewährleisten.
Kunden haben die Flexibilität, ihren eigenen SMTP-Server einzurichten, sodass sie E-Mails von einem dedizierten Server senden und empfangen können. Um diesen Server zu konfigurieren, müssen Kunden die erforderlichen Daten angeben. Durch die Nutzung ihres eigenen SMTP-Servers können Kunden ihre E-Mail-Zustellung besser kontrollieren und so Zuverlässigkeit, Sicherheit und Anpassung an ihre spezifischen Anforderungen gewährleisten.
Der Abschnitt „Email Content“ im CLF-System ermöglicht es Benutzern, den E-Mail-Text und den Betreff anzupassen, die an Kunden gesendet werden. Diese Funktion bietet einen personalisierten und professionellen Kommunikationskanal, mit dem Benutzer ansprechende und wirkungsvolle E-Mail-Nachrichten erstellen können, die auf die spezifischen Bedürfnisse ihrer Kunden zugeschnitten sind.
Der Signaturabschnitt in CLF ermöglicht es Benutzern, ihre E-Mail-Signatur zu definieren und anzupassen, die an ausgehende E-Mails an Kunden angehängt wird. Diese Funktion verleiht der Kommunikation einen Hauch von Professionalität und Personalisierung und ermöglicht es Benutzern, ihre Markenidentität zu präsentieren und wichtige Kontaktinformationen bereitzustellen. Durch die Nutzung der Signaturfunktion können Benutzer eine konsistente und wirkungsvolle E-Mail-Kommunikation sicherstellen, die bei ihren Kunden einen bleibenden Eindruck hinterlässt.
